направляючи співробітників у відрядження, ви виписуєте посвідчення про відрядження (форма втратила чинність згідно з наказом Мінфіну України від 21.06.11р. № 738) та наказ про службову поїздку.
Керуючись пп. 140.1.7 Податкового кодексу України, суму добових у межах України визначають згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. До останніх відносять папери, «що засвідчують наміри та фактичність здійснення відрядження» – лист ДПАУ від 18.06.11 р. № 11327/6/15-0516 (опубліковано в газеті «Все про бухгалтерський облік» № 62 за 2011 р. на стор. 38). Зауважте: ними, з-поміж інших, можуть бути транспортні квитки, подорожні листи на службовий автомобіль, готельні рахунки, договори з підприємством, куди відправляють працівника, чи замовлення про виконання певних послуг від фізособи, протокол із проведених переговорів, акт виконаних робіт або ж попереднє листування з контрагентом.
Якщо у Вас є щось із переліченого — дуже добре. Коли ж ні, також не біда. Бо є й інша думка, озвучена Мінфіном України в листі від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433 (див. газету «Все про бухгалтерський облік» № 50 за 2011 р. на стор. 44). Так, якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних із такою поїздкою, і, як наслідок, відсутні первинні документи, то суму добових визначають згідно з наказом.

Понесені працівником у відрядженні витрати мають бути підтверджені документально. Пакет документів — стандартний для відповідних операцій.

Наприклад, згідно з абзацом другим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу зазначені витрати можуть включатись до складу податкових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:
транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.